🥂Hướng dẫn sử dụng Weddy Planner
Phiên bản: 1.0 · Cập nhật lần cuối: 04/03/2026 Tài liệu này dành cho đối tượng Wedding Planner
1. Tổng quan Không gian Làm việc (Planner Dashboard)
1.1. Planner Dashboard là gì?
Planner Dashboard là Không gian quản lý dự án đám cưới tập trung của Weddy, được thiết kế dành riêng cho những ai cần kiểm soát toàn bộ khía cạnh chuẩn bị cưới: từ danh sách công việc, ngân sách, khách mời cho đến booking dịch vụ — tất cả trên một giao diện duy nhất.
Truy cập: Từ Trang chủ Weddy → Nhấn "Planner" (tab thứ 2 trên thanh menu Mobile hoặc Desktop).
1.2. Onboarding — Thiết lập Hồ sơ Đám cưới lần đầu
Khi đăng nhập vào Planner lần đầu tiên, hệ thống sẽ dẫn bạn qua Luồng Khởi tạo (Onboarding Flow) gồm 12 bước cá nhân hóa:
1
Vai trò
Chọn: Cô dâu, Chú rể, hoặc Người hỗ trợ (Wedding Planner)
2
Tên cặp đôi
Nhập tên Chú rể & Cô dâu
3
Khu vực tổ chức
HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, hoặc Tỉnh/Thành khác
4
Ngày Dạm hỏi & Ngày cưới
Đã chốt hoặc Chưa chốt — hệ thống tự tính Timeline
5
Quy mô khách mời
< 100, 100–200, 200–350, hoặc 350+ khách
6
Ngân sách dự kiến
< 200tr, 200–400tr, 400–700tr, 700tr+, hoặc tự nhập
7
Sự kiện kèm theo
Lễ Gia Tiên, Tiệc Báo Hỷ, Lễ Hằng Thuận, After Party, v.v.
8
Phong cách chủ đạo
Hiện đại, Tối giản, Truyền thống, Sang trọng, Vintage, Boho
9
Ưu tiên hàng đầu
Tiết kiệm, Đẹp chỉn chu, Tiện lợi, hoặc Thoải mái cho khách
10
Điểm bắt đầu
Checklist, Ngân sách, Khách mời, hoặc Thiệp cưới
11
Thiệp cưới Online
Tạo thiệp ngay hoặc Để sau
12
Bật nhắc việc
Cho phép Weddy gửi Push Notification nhắc deadline
💡 Mẹo cho Wedding Planner: Ở Bước 1, hãy chọn "Người hỗ trợ" để Weddy hiểu bạn đang quản lý dự án thay cho cặp đôi. Hệ thống sẽ điều chỉnh ngôn ngữ và gợi ý phù hợp.
Sau khi hoàn tất Onboarding, Weddy sẽ tự động sinh danh sách công việc (checklist) và phân bổ ngân sách dự kiến dựa trên thông tin bạn đã cung cấp.
1.3. Cấu trúc 5 Tab chính
Dashboard được chia thành 5 tab chức năng, hiển thị dưới dạng thanh ngang có thể cuộn:
📊 Tổng quan
Layout
Bảng điều khiển nhanh: Ngân sách, Tiến độ, Khách mời, Công việc sắp đến hạn, Gợi ý Vendor
✅ Công việc
Check
Checklist toàn bộ task cần làm, phân loại theo giai đoạn & danh mục Vendor
💰 Ngân sách
DollarSign
Bảng dự toán chi phí, so sánh Dự kiến vs Thực tế, giới hạn ngân sách
👥 Khách mời
Users
Quản lý danh sách khách, Import/Export Excel, Sơ đồ bàn tiệc
💼 Dịch vụ
Briefcase
Booking Vendor, theo dõi hợp đồng & thanh toán theo đợt
1.4. Tab Tổng quan — Bức tranh toàn cảnh
Tab Tổng quan là trang mặc định khi bạn mở Planner. Nó cung cấp:
Cột trái (2/3 diện tích):
💰 Ô Ngân sách — Hiển thị: Đã chi / Tổng ngân sách, thanh tiến độ phần trăm (xanh nếu trong ngưỡng, đỏ nếu vượt), có thể nhấn để chuyển sang Tab Ngân sách.
✅ Ô Công việc — Hiển thị: X/Y task đã hoàn thành, thanh tiến độ %, 4 task sắp đến hạn gần nhất. Nhấn để chuyển Tab Công việc.
🎯 Timeline — 5 mốc thời gian quan trọng gần nhất (sắp xếp theo deadline tăng dần).
Cột phải (1/3 diện tích):
👥 Ô Khách mời — Tổng số khách, phân loại theo Nhà trai / Nhà gái / Khác.
🏪 Gợi ý Vendor thông minh (AI) — Hệ thống tự phân tích nhu cầu từ checklist và đề xuất Vendor phù hợp nhất.
Thanh trạng thái phía trên:
🔗 Nút "Mời bạn đời" — Nếu chưa đồng bộ, hiện nút CTA nổi bật. Nếu đã đồng bộ, hiện dấu ✅ xanh kèm tên cả hai.
📅 Đếm ngược Đám hỏi — Còn bao nhiêu ngày đến lễ Dạm hỏi.
💍 Đếm ngược Đám cưới — Còn bao nhiêu ngày đến ngày Thành hôn.
⚠️ Lưu ý: Nếu bạn chưa nhập Ngày cưới trong Onboarding, các ô đếm ngược sẽ hiện
---. Bạn có thể cập nhật lại bất cứ lúc nào.
2. Wedding Planner
2.1. Tạo "Hồ sơ Đám cưới" mới
Hồ sơ đám cưới được tạo tự động khi bạn hoàn thành luồng Onboarding. Mỗi hồ sơ bao gồm:
Tên cặp đôi
Tên Chú rể & Cô dâu (Nhập ở Bước 2)
Ngày Dạm hỏi
Nếu đã chốt, hệ thống tự tính Timeline (Bước 4)
Ngày Cưới
Ngày Thành hôn — mốc Neo chính cho toàn bộ kế hoạch (Bước 4)
Ngân sách dự kiến
Tổng ngân sách ước tính bạn đã chọn (Bước 6)
Concept / Phong cách
Style đám cưới (Bước 8): Modern, Minimalist, Traditional, Luxury, v.v.
Quy mô khách
Phạm vi số lượng khách mời (Bước 5)
Checklist cá nhân hóa
Danh sách ~25–40 task tự động sinh dựa trên ngân sách + ngày cưới
Ngân sách phân bổ
Hệ thống tự chia ngân sách cho từng hạng mục (Nhà hàng, Chụp ảnh, v.v.)
💡 Workflow tối ưu cho Planner: Khi tiếp nhận một cặp đôi mới, hãy đăng nhập Weddy → Chạy Onboarding với thông tin của cặp đôi đó → Hệ thống sẽ sinh ra một bộ kế hoạch hoàn chỉnh chỉ trong 2 phút. Từ đây, bạn chỉ cần tinh chỉnh thay vì xây từ đầu.
2.2. Mời Cô dâu/Chú rể vào cùng Dự án (Đồng bộ Kế hoạch)
Weddy hỗ trợ tính năng Đồng bộ Realtime — cho phép bạn mời bạn đời (bạn đời) vào xem và cùng chỉnh sửa kế hoạch.
Cách mời:
Tại trang Planner Dashboard, nhấn nút "Mời bạn đời" (nút nổi bật ở trên cùng, có hình 🔗 Link).
Popup "Đồng bộ kế hoạch" sẽ xuất hiện kèm Đường link mời duy nhất.
Nhấn nút 📋 Copy để sao chép link → Gửi cho cặp đôi qua Zalo/Messenger.
Khi người nhận nhấn vào link và đăng nhập Weddy, tài khoản sẽ tự động liên kết.
Nút "Mời bạn đời" sẽ chuyển thành ✅ "Đã đồng bộ" kèm avatar hai người.
Sau khi đồng bộ:
Hiển thị "Đang đồng bộ cùng [Tên bạn đời]" với chấm xanh pulsing báo hiệu realtime.
Mọi thay đổi (thêm task, sửa ngân sách, thêm khách mời) đều được phản ánh tức thì trên cả hai tài khoản.
Hệ thống sẽ gửi thông báo nội bộ khi người kia thêm hoặc cập nhật công việc (VD: "Trúc Linh đã thêm công việc: Đặt váy cưới").
⚠️ Giới hạn: Mỗi hồ sơ đám cưới chỉ hỗ trợ tối đa 2 tài khoản đồng bộ. Nếu hồ sơ đã đầy, người thứ 3 sẽ không thể tham gia.
📌 Về quyền "Chỉ xem" (View-Only): Hiện tại, cả hai tài khoản đồng bộ đều có quyền chỉnh sửa ngang nhau. Tính năng phân quyền "Chỉ xem" cho khách hàng đang được phát triển trong phiên bản tiếp theo.
3. Tìm kiếm & Booking Vendor (Thay mặt khách hàng)
3.1. Hệ thống Gợi ý Vendor Thông minh (Smart Recommendations)
Đây là điểm khác biệt lớn nhất của Weddy so với các nền tảng khác. Hệ thống AI sẽ tự động phân tích danh sách công việc (checklist) của bạn và đề xuất Vendor phù hợp nhất.
Cách hoạt động:
Nơi xem gợi ý:
📊 Tab Tổng quan → Phần "Vendor phù hợp" ở cột phải.
💼 Tab Dịch vụ → Phần "Gợi ý Vendor" xuất hiện bên cạnh mỗi task cần booking.
💡 Mẹo: Để nhận gợi ý chính xác hơn, hãy đảm bảo checklist có các task rõ ràng với từ khóa hành động như: "Tìm nhà hàng", "Đặt makeup", "Thuê xe hoa", "Book band nhạc"... Hệ thống nhận diện từ khóa tự động.
Bảng nhận diện danh mục Vendor từ từ khóa Task:
nhà hàng, tiệc, sảnh, venue
🏛️ Venue (Địa điểm)
chụp, photo, pre-wedding, album
📸 Photography (Chụp ảnh)
quay, video, highlight
🎥 Videography (Quay phim)
makeup, trang điểm, làm tóc
💄 Makeup
váy, vest, áo dài, phục trang
👗 Attire (Trang phục)
decor, trang trí, cổng hoa, gia tiên
🌸 Decoration (Decor)
thiệp, mời, card, website
💌 Invitation (Thiệp)
xe hoa, thuê xe, đưa đón
🚗 Transport (Xe)
mc, nhạc, band, vũ đoàn
🎵 Music/Art (Nghệ thuật)
3.2. Duyệt Vendor từ Sàn Dịch vụ
Ngoài gợi ý AI, bạn có thể chủ động tìm kiếm trên Sàn Dịch vụ Weddy:
Từ Tab Dịch vụ trong Planner hoặc từ Menu chính → Nhấn "Dịch vụ".
Sử dụng Bộ lọc danh mục để lọc theo: Chụp ảnh, Make-up, Trang phục, Nhà hàng, Decor, Quà cưới.
Duyệt qua từng Vendor: Xem Gallery, Bảng giá, Đánh giá, Huy hiệu (Phản hồi nhanh, Được yêu thích, Đã xác thực).
3.3. Gửi Yêu cầu Tư vấn/Báo giá dưới danh nghĩa Planner
Trên trang chi tiết Vendor, nhấn nút "Liên Hệ Tư Vấn".
Popup form xuất hiện — Điền:
Họ và tên: Tên Planner hoặc tên cặp đôi khách hàng.
Số điện thoại: SĐT để Vendor liên hệ lại.
Lời nhắn: Mô tả chi tiết nhu cầu (VD: "Đại diện cặp đôi Quân & Linh, cần chụp Pre-wedding Đà Lạt tháng 8, budget khoảng 20 triệu").
Nhấn "Gửi yêu cầu" → Vendor sẽ nhận thông báo và liên hệ lại.
3.4. Gán Vendor đã chốt vào Dự án (Assign Vendor to Task)
Sau khi đã thống nhất với Vendor, bạn cần gán thông tin vào đúng hạng mục trong checklist:
Vào Tab Dịch vụ → Tìm Task tương ứng (VD: "Tìm Studio chụp ảnh").
Nhấn vào Task đó → Popup chi tiết xuất hiện.
Cập nhật trạng thái Vendor thành "Đã book" (BOOKED).
Điền thông tin Vendor:
Vendor trên sàn Weddy? — Nếu có, chọn từ danh sách.
Vendor ngoài sàn? — Nhập thủ công: Tên, Liên hệ, Chi phí.
Lưu lại → Task sẽ chuyển sang trạng thái "Đã chốt" với badge Vendor đi kèm.
Các trạng thái Vendor trên Task:
🔍 LOOKING
Vàng "Đang tìm"
Chưa có Vendor, đang khảo sát
✅ BOOKED
Xanh "Đã book"
Đã chốt Vendor, có thể nhập chi phí
⏭️ SKIPPED
Xám "Bỏ qua"
Không cần dịch vụ này
3.5. Theo dõi Đơn hàng & Thanh toán theo đợt
Khi Vendor tạo Booking chính thức trên hệ thống Weddy (sau quá trình tư vấn), bạn sẽ thấy đơn hàng trong Tab Dịch vụ:
Danh sách Booking — Tất cả các đơn hàng đã được Vendor tạo cho bạn.
Trạng thái: Chờ duyệt → Đã duyệt → Hoàn thành.
Thanh toán theo đợt: Mỗi Booking có thể chia thành nhiều đợt (VD: Cọc 30%, Đợt 2: 50%, Cuối: 20%).
QR Code thanh toán: Nhấn vào đợt thanh toán → Hệ thống tự sinh mã QR với số tài khoản và số tiền chính xác từ Vendor.
📌 Lưu ý: Khi tất cả các đợt thanh toán đã được đánh dấu "Đã thanh toán", hệ thống tự động bắn hiệu ứng 🎊 Confetti và thông báo chúc mừng bạn đã hoàn tất dịch vụ đó! Rất vui vẻ và tạo động lực.
4. Bộ công cụ Quản lý (Planner Tools)
4.1. Bảng Dự toán Ngân sách (Budget Tracker)
4.1.1. Thiết lập Giới hạn Ngân sách
Vào Tab Ngân sách.
Nhấn nút "Chỉnh ngân sách" ở góc phải.
Nhập con số tổng ngân sách mới (VD: 350.000.000).
Nhấn "Lưu" → Hệ thống tự động tái phân bổ ngân sách cho từng hạng mục task dựa trên tỉ trọng hợp lý.
💡 Mẹo: Khi bạn thay đổi ngân sách, Weddy sẽ tự động tính toán lại phần chi phí dự kiến (estimated cost) cho từng task có gắn cờ
isBudgetRelated. Bạn không cần chỉnh thủ công từng dòng.
4.1.2. Theo dõi Chi phí
Bảng ngân sách hiển thị cho mỗi khoản chi:
Hạng mục
Tên khoản chi (VD: "Nhà hàng tiệc cưới", "Chụp ảnh Pre-wedding")
Danh mục
Tag phân loại: Nhà hàng, Chụp ảnh, Make-up, Trang trí, v.v.
Dự kiến
Số tiền dự kiến chi cho khoản này
Đã chi
Số tiền đã thanh toán thực tế
Bên chi
Ai thanh toán: Nhà trai / Nhà gái / Chung
Ghi chú
Ghi chú tùy ý (VD: "Đợt 1 đã cọc 30%")
Thanh tiến độ phía trên:
🟢 Xanh: Tổng chi < Ngân sách → An toàn.
🔴 Đỏ: Tổng chi > Ngân sách → Vượt mức, cần cắt giảm hoặc tăng ngân sách.
4.1.3. Thêm Khoản chi mới
Nhấn nút "Thêm khoản chi" (nút
+ở cuối danh sách).Popup hiện ra — Điền: Tên khoản, Danh mục, Chi phí dự kiến, Đã chi, Bên chi, Ghi chú.
Nhấn "Lưu" → Khoản chi mới xuất hiện trong bảng.
📌 Quan trọng: Khi bạn thêm một Task có tính chất tài chính (VD: "Đặt cọc nhà hàng 50 triệu") trong Tab Công việc, hệ thống sẽ tự động tạo một dòng tương ứng trong Tab Ngân sách. Không cần nhập trùng lặp.
4.2. Checklist Công việc (Task Manager)
4.2.1. Danh sách tự sinh từ Onboarding
Ngay sau khi hoàn tất Onboarding, Weddy sẽ sinh ra một checklist ~25–40 task được cá nhân hóa theo:
Ngân sách: Ngân sách lớn → Nhiều task cao cấp hơn (VD: Book band nhạc, thuê MC song ngữ).
Ngày cưới: Hệ thống tự tính deadline cho từng task dựa trên khoảng cách đến ngày cưới (12 tháng, 6 tháng, 3 tháng, 1 tháng trước...).
Sự kiện kèm theo: Nếu bạn chọn "Lễ Gia Tiên" → Sẽ có các task riêng cho nghi lễ đó.
4.2.2. Giao diện Checklist
Mỗi task hiển thị:
☐/☑ Checkbox
Nhấn để đánh dấu Hoàn thành / Chưa hoàn thành
📛 Tên task
Tiêu đề mô tả công việc
🏷️ Badge Danh mục
Nhận diện tự động: Nhà hàng, Chụp ảnh, Makeup, v.v.
📅 Deadline
Ngày hết hạn (hệ thống tự tính hoặc bạn nhập thủ công)
💰 Chi phí
Dự kiến / Đã chi (nếu là task có tính chất tài chính)
🏪 Vendor Status
Badge: Đang tìm / Đã book / Bỏ qua
🔗 Liên kết nhanh
Nút "Xem dịch vụ trên Weddy" (nếu task phát hiện liên quan đến Vendor)
4.2.3. Phân loại theo Giai đoạn (Phase)
Các task được tự động nhóm theo giai đoạn chuẩn bị:
Chuẩn bị sớm
12 – 6 tháng trước cưới
Lên kế hoạch
6 – 3 tháng trước cưới
Chốt chi tiết
3 – 1 tháng trước cưới
Chuẩn bị cuối
1 tháng – 1 tuần trước cưới
Tuần cưới
7 ngày cuối cùng
4.2.4. Thêm Task tùy chỉnh
Nhấn nút "Thêm công việc" ở đầu hoặc cuối danh sách.
Nhập:
Tên task (VD: "Đặt lịch thử váy cưới lần 2").
Danh mục — Tùy chọn hoặc để hệ thống tự nhận diện.
Deadline — Hệ thống tự gợi ý dựa trên ngày cưới, hoặc nhập thủ công.
Chi phí dự kiến — Nếu có.
Ghi chú — Thông tin bổ sung.
Nhấn "Lưu".
💡 Mẹo: Khi tên task chứa từ khóa như "tìm", "đặt", "thuê", "book" kết hợp với tên dịch vụ (nhà hàng, chụp ảnh...), hệ thống sẽ tự động gắn badge Vendor và đề xuất gợi ý Vendor trong Tab Dịch vụ. Rất thông minh!
4.2.5. Hoàn thành Task
Nhấn vào ô checkbox bên cạnh task.
Hệ thống sẽ hỏi xác nhận: "Đánh dấu hoàn thành?"
Nhấn "Xác nhận" → Task chuyển sang trạng thái ✅ Done với hiệu ứng gạch ngang.
Nếu cặp đôi đã đồng bộ, người kia sẽ nhận thông báo: "[Tên] đã hoàn thành công việc: [Tên task]".
4.3. Quản lý Khách mời (Guest Manager)
4.3.1. Thêm Khách mời
Vào Tab Khách mời → Nhấn "Thêm khách".
Điền:
Tên
Họ tên đầy đủ
✅ Có
Mối quan hệ
VD: "Bạn cô dâu", "Họ hàng chú rể", "Đồng nghiệp"
✅ Có
Số điện thoại
SĐT liên hệ
Không
Xác suất tham dự
Ước tính % khách sẽ đến (0-100%)
Không
Nhấn "Lưu".
4.3.2. Import / Export Excel
Weddy hỗ trợ quản lý khách mời bằng Excel cho các dự án quy mô lớn:
📥 Import: Nhấn nút "Import" → Chọn file
.xlsxhoặc.xls→ Hệ thống tự đọc cột Tên, Quan hệ, SĐT, Xác suất và nhập vào danh sách.📤 Export: Nhấn nút "Xuất Excel" → Tải file
.xlsxchứa toàn bộ danh sách khách đã nhập.
💡 Mẹo cho Planner: Hãy chuẩn bị một template Excel chuẩn với 4 cột:
Tên,Quan hệ,SĐT,Xác suấtrồi gửi cho cặp đôi điền. Sau đó Import một lần, rất nhanh.
4.3.3. Đánh dấu "Đã mời"
Mỗi khách mời có nút "Đã mời" (Toggle) để bạn theo dõi ai đã được gửi thiệp, ai chưa.
Bạn có thể lọc nhanh: Tất cả / Đã mời / Chưa mời.
4.3.4. Sơ đồ Bàn tiệc (Seating Chart)
Tính năng giao diện kéo thả (Drag & Drop) cho phép bạn sắp xếp khách vào từng bàn:
Từ Tab Khách mời, nhấn "Sơ đồ chỗ ngồi".
Tạo bàn mới: Nhấn "Thêm bàn" → Nhập Tên bàn và Sức chứa.
Kéo thả khách từ danh sách "Chưa xếp" vào từng bàn.
Hoặc nhấn "Tự động xếp" → Hệ thống sắp xếp thông minh dựa trên:
Mối quan hệ (Nhà trai cùng bàn, Nhà gái cùng bàn).
Sức chứa từng bàn (không xếp quá số ghế).
Thêm ghế: Nhấn "Thêm ghế" trên mỗi bàn để tăng sức chứa.
Xóa bàn: Nhấn biểu tượng 🗑️ Xóa → Xác nhận → Khách sẽ trở về danh sách "Chưa xếp".
⚠️ Lưu ý: Hệ thống sẽ cảnh báo khi bạn kéo khách vào bàn đã đầy. Hãy kiểm tra sức chứa trước khi xếp.
4.4. Quản lý Hợp đồng & Thanh toán cho Vendor
Trong Tab Dịch vụ, bạn có thể theo dõi toàn bộ Booking đã tạo:
4.4.1. Xem danh sách Booking
Lọc theo tab: TẤT CẢ / Chờ duyệt / Đã duyệt / Hoàn thành.
Mỗi Booking hiển thị: Tên Vendor, Danh mục, Ngày sự kiện, Tổng giá trị, Trạng thái, Số đợt thanh toán.
4.4.2. Thanh toán theo đợt (Payment Stages)
Vendor có thể chia hợp đồng thành nhiều đợt thanh toán. Bạn theo dõi:
Đợt 1 — Đặt cọc
15.000.000
✅ Đã thanh toán
Đợt 2 — Trước sự kiện
25.000.000
🟡 Chưa thanh toán
Đợt 3 — Cuối kỳ
10.000.000
🟡 Chưa thanh toán
Nhấn vào đợt chưa thanh toán → Hệ thống hiện Mã QR thanh toán tự sinh từ thông tin ngân hàng của Vendor.
Quét QR bằng ứng dụng ngân hàng → Chuyển khoản → Hệ thống sẽ tự đồng bộ trạng thái.
📌 Lưu ý: Nếu Vendor chưa thiết lập thông tin ngân hàng trên Weddy, hệ thống sẽ thông báo "Đối tác chưa cung cấp cấu hình thanh toán bằng QR Code". Lúc này, hãy thanh toán trực tiếp qua kênh riêng.
Liên hệ Hỗ trợ
Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào trong quá trình sử dụng, hãy liên hệ đội ngũ Weddy qua:
💬 Zalo Official: Weddy.vn
📘 Facebook Page: facebook.com/weddyvn
📧 Email: [email protected]
👥 Cộng đồng Facebook: Cưới Không Stress cùng Weddy
© 2026 Weddy Platform. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu này là tài sản trí tuệ của Weddy và được cập nhật liên tục. Phiên bản mới nhất luôn có tại Help Center.
Last updated